Gestion électronique
de documents (GED) avec KoloK Doc
KoloK Doc est un système de GED (gestion électronique de documents) permettant d’intégrer tout type de documents, courriers (dématérialisés avec KoloK Kapture), courriels, fax, images, fichiers numériques, etc. Kolok Doc permet d’indexer, classer, gérer et partager tous ces documents au sein d’un référentiel commun à l’ensemble de l’Organisation.
• Indexer suivant des critères spécifiques et propres à chaque Organisation
• Classer selon un plan de classement hiérarchique multi-niveau paramétrable et donc adapté aux besoins de l’Organisation
• Gérer selon les procédures propres à l’Organisation et paramétrer au sein du logiciel KoloK Drive
• Partager grâce à un système de gestion de profils et de droits
Encore aujourd’hui, beaucoup de documents ne font pas l’objet d’un enregistrement ou sont encore enregistrés seulement au niveau de l’individu (en particulier les courriels). La gestion électronique de document de KoloK Doc offre à toute Organisation la possibilité d’un partage communautaire : la GED KoloK devient la mémoire de votre Entreprise.
Les avantages de la GED KoloK Doc
Les fonctionnalités de KoloK Doc
• La GED KoloK Doc s’interface notamment avec KoloK Kapture, l’outil de dématérialisation des documents, et offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour échanger et récupérer vos documents, grâce à des connecteurs supportant divers formats.
• Le travail collaboratif des utilisateurs est plus aisé avec la gestion électronique de documents de KoloK Doc grâce à la mise en place de règles de confidentialité.
• La GED KoloK Doc met à disposition de ses utilisateurs des fonctions de recherche simple et évoluée.
• La gestion des différentes versions d’un document et d’en produire des versions archivables (Pdf/A) est possible avec la GED KoloK Doc.